In «How to Change», Milkman describes the science of getting from where you are to where you want to be – explaining why the ideal time to pursue change is during a fresh start. Furthermore, she describes six types of obstacles that stand in the way of change and discusses how to tackle them. Lets get to it!

Earlier this year, I came across a list of top 100 behavioural design books, with tips on many good reads! Here are my takeaways from the book «How to Change» by Katy Milkman.

Fresh starts

Fresh starts are ideal for pursuing change because they give a clean slate, disrupt bad habits, help leave failures in the past and bring optimism to the future. Fresh starts can be calendar dates (like a new year, season, month, or week) or important life events like birthdays, anniversaries, health scares, etc. This is also an effective time to encourage other people to pursue positive change.

Obstacles to change

Milkman describes six obstacles that can stand in the way of change and provides some tips for how you can overcome them.

Impulsivity

“Present Bias” describes our preference for instantly gratifying temptations over long-term rewards. Ways to overcome impulsivity include:

Add an element of fun to the long-term goal to make it more instantly gratifying. You can add game-like features (e.g. competition, symbolic rewards and leaderboards) to make something that isn’t a game more engaging. However, gamification can backfire if imposed on someone, and should only be used when the player has “bought in” to the game.

Use “temptation bundling”, which means to do guilty pleasures only while doing a valuable activity you tend to dread. It reduces overindulgence in temptations and increases the time spent on long-term goals.

Procrastination

Present Bias can also make us procrastinate on tasks we need to do to achieve long-term goals. Ways to overcome procrastination:

Give yourself constraints that reduce your freedom.

A “hard” penalty can be handing over money if you fail, while a «soft» penalty can be announcing a goal publicly to increase the psychological cost of not meeting the goal. The latter can be surprisingly effective. Furthermore, it is also more effective to make smaller, more frequent changes. For example, saving $5 every day compared to $1825 a year. Hard commitments make you more likely to change, while softer commitments are easier to adopt.

Forgetfulness

Sometimes we fail to follow through on our intentions simply because we forgot to do it. Ways to overcome forgetfulness include:

Set a timed reminder right before you need to do something.

Plan your actions and link them to a cue; for example a specific time, location or an object you expect to encounter. The more distinctive the cue, the better it is to trigger recall. Planning helps you break the goal into smaller parts and will also increase your commitment to the goal. Nevertheless, don’t use too many cue-based plans at once.

Use checklists when plans are complex to remember.

Laziness

Laziness is our tendency to follow the path of least resistance when it comes to changing. Ways to overcome laziness:

Default is the output people go for if they don’t actively choose another option. Choose defaults wisely to benefit change.

Our habits are the default settings for our behaviour. Put good behaviour on autopilot by repeating a wanted action in a familiar circumstance, each time giving yourself a reward. Make sure your routines are flexible, as too much rigidity is the enemy of good habits. Aim for streaks. Make sure to celebrate success and hold yourself accountable for failures.

Piggyback new habits on old habits by linking what you want to start doing with something you already do. For example, link push ups to morning coffee.

Confidence

Self-doubt can keep you from making progress or even from setting a goal. Ways to help build your confidence:

Adopt a growth mindset and focus on personal experiences that make you feel successful. Self-affirmations make you more resilient.

Set ambitious goals, but allow several emergency passes to help you stay confident and on track through setbacks.

Form advice clubs with friends and colleagues who have similar goals, or consider becoming a mentor. Giving someone solicited feedback can boost your confidence and help you act so you don’t feel hypocritical for not using your own advice. Also, by asking other people for their advice, you can help them build confidence.

Tell people that you believe in their potential and surround yourself with people who also believe in your potential.

Conformity

Decisions are heavily influenced by the norms in one's peer group. Ways to use conformity to change:

If you hope to achieve big goals, it is important to be in good company. It can be harmful to have peers who are low achievers.

A feeling of being watched can help change behaviour since most people care about peer approval. Social pressure can be used to coerce people’s moral responsibility.

You are more likely to be influenced by someone’s behaviour the closer you are to them and the more their situation resembles your own.

Copy and paste the methods of peers who have managed to achieve the goals you want to achieve. However, if their accomplishments are too difficult to copy it can feel discouraging and keep you from changing.

If a behaviour is growing in popularity, sharing information about the upward trend can help change people’s behaviour.

Use peer visibility to promote change by giving people a chance to earn public praise (or opt out) rather than public shaming them.

All these obstacles are human nature and creating change requires a lifetime of tackling these obstacles. By diagnosing which obstacles you’ve encountered and using these solutions to help overcome them, evidence and experience show that you can achieve your goals.

How to Change: Key takeaways

As a meeting organizer, I quite often experience that people are not aware of these useful features and strange quirks. This blog post can hopefully help you to use Outlook in a more efficient way. My experience and cases below are based on the Windows version of Outlook.

O N E 



When you tick off "all day" on a calendar event, the "show as" field automatically turns itself into "free".

Ex. You want to add a "day off" into the calendar, but when someone tries to invite you to a meeting and for instance uses "the scheduling assistant", you appear as availble.





T W O 

If you haven't heard about the scheduling assistant mentioned above, it is a tool which helps you find an available meeting slot for all your participants. 



T H R E E 

Somehow, everyone (aka default Outlook settings) thinks that 60 minutes is a perfect meeting duration. Also, some people think it is possible to get from one meeting to another without any breaks between the meetings. You can change the settings in Outlook to shorten appointments automatically. Go to File > Options > Calendar > Calendar options.





F O U R

Did you know that if you don't choose "send response now" when you answer a meeting invitation, the meeting organizer won't get any update if you're planning to come to the meeting or not. 



I use the tracking overview quite often in order to find the responses from people. 



F I V E 

Not everyone are aware that someone else can see their calendar. You can decide yourself how much you share with other people. My personal preference is that you share title and location as a default (just make sure to mark personal events as private). In general, your work calendar should not be secret. 

Pro-tip: You can share more detailed calendar information with specific people.



I hope you had a couple of new learning outcomes from the tips above. Good luck with testing them in your daily life. 

Five things you perhaps didn't know about Outlook

Dagens designtips er en artikkelserie hvor forskjellige designere fra Bekk snakker om jobben de gjør, hvilke utfordringer de møter på, og kanskje kommer med et lite tips.

Hvem er jeg?

Siri

36 år gammel

Fra Ålesund

Studerte interaktivt design på NITH

Har jobbet som designer siden 2011

At jeg endte opp som designer var egentlig litt tilfeldig. Jeg tok litt ulike årsstudier før jeg søkte meg inn på Geografiske Informasjonssystem (GIS), men det var for få søkere og jeg måtte finne på noe annet. Jeg har alltid vært interessert i å fikle på PCen og tilfeldigvis kom jeg over en skole i Oslo som hadde noe som het “interaktivt design”. Etter et besøk på åpen dag så satte jeg kursen mot Oslo i 2008 og har ikke sett meg tilbake siden.

Etter 10 år som inhouse designer i finansbransjen så gikk jeg i fjor over “til den andre siden” og ble konsulent i Bekk. Siden da har jeg vært ute på oppdrag hos Statens Vegvesen, der jeg jobber med å gjøre hverdagen til de som drifter og vedlikeholder vegene våre bedre.

Hva gjør jeg (og hvordan)? 

Det siste året har vært utrolig spennende! Å komme inn i et helt nytt domene har vært både utfordrende og gøy. Dagene har bestått i å samle innsikt gjennom intervjuer og observasjon av de vi skal gjøre hverdagen bedre for. De sitter på et stort ansvar, har en svært travel hverdag og er innom mange ulike programmer og systemer hver eneste dag. For å unngå å gi de “nok et system” de skal ta i bruk har det vært viktig for oss å finne små gevinster som kan gi verdi, heller enn å løse “alt” på en gang. 

Nettopp det at de vi skal hjelpe er så opptatte har vært en utfordring. Når den du skal intervjue plutselig må rykke ut på veien eller at en værhendelse gjør at ikke dagen går som planlagt og hele kalenderen ryker har gjort at vi har måttet være fleksible. Både med hvor og når vi intervjuer og observerer, men også fleksible på hva vi snakker om. Det som var viktig for en uke siden kan plutselig være uviktig den neste. Oppe i alt dette så er det min rolle som designer å klare å se sammenhenger og det store bildet på tvers av intervjuene og observasjonene vi gjør. Ved å dokumentere funnene fra samtalene i Notion og Miro har vi klart å lage oss et bilde av hverdagen til brukerne våre som gjør det enklere å se smertepunkter som de kommer borti. Disse smertepunktene har vi delt opp i små og store gevinster, der vi har tatt tak i de små først, samtidig som vi ser mot et større mål. Noen av smertepunktene/gevinstene har vært utenfor vårt mandat, disse har vi delt videre til andre i organisasjonen slik at andre kan ta tak i de. 

Hvilket tips ville jeg gitt meg selv i starten av oppdraget?

Det er ikke sikkert du trenger å lage en fancy digital løsning, av og til kan faktisk en excel-mal være det som skal til 😅

Dagens designtips

Har du nokon gong lagt merke til kor mange usynlege kompliment du får i løpet av ein dag? Det er kanskje fleire enn du veit. Eg trur vi gjev kvarandre kompliment på små, kviskrande måtar heile tida. I arbeidsdagen, på fritida, med familie og vennar.




Eg har høyrd mykje om kor viktig det er å skape ein tilbakemeldingskultur i teamet. Ein drøymer om eit team der ein får høyre det når ein gjer noko bra, der folk er trygge på kvarandre og der vi bygg opp kvarandre sin sjølvtillit. Vi har lyst til å løfte kvarandre opp og fram, rose kvarandre, vise folk at dei vert sett pris på. Eg trur dei fleste kan vere samde om at det er viktig å jobbe mot ein slik kultur.



På motsett side står den norske “intet hørt, alt vel”-modellen. Folk seier som regel i frå om dei ikkje er nøgd med arbeidet ein har gjort, men seier ikkje så mykje når alt er bra. Å skape ein meir aktiv tilbakemeldingskultur er ikkje gjort over natta, og medan vi ventar på – og jobbar mot – ein slik kultur trur eg vi har godt av å leite litt etter dei stille komplimenta. Dei som ikkje vert formidla gjennom ord, men likevel er eit teikn på respekt og tillit.



- Personen som nikka og var samd i forslaget ditt på standup (det betyr at du har gode idéar og innspel).
- Dei som bad deg om hjelp den gongen (dei har tru på at du kan lære dei ting).
- Alle som har ledd av vitsane dine (eit kompliment på humoren din).
- Folka som forsynte seg to gonger av maten du laga, eller bad deg om oppskrifta (så flink du er til å lage mat!).
- Dei som tok av headsettet sitt på slutten av arbeidsdagen for å seie "ha det bra" (du er viktigare enn å høyre ferdig den songen).
- Ungen din som ringde for å spørje deg om råd (dei trur at du har betre svar enn google, eller at du i det minste er trivelegare å prate med)
- Han som stadig utfordrar innspela dine (det er ikkje vits å utfordre folk om dei er heilt på jordet, ein må ha tru på endring og læring for å gidde).





Vi har masse små ting som vi ikkje ville gjort om vi ikkje respekterte folka rundt oss. Eit fråvær av desse tinga tyder likevel ikkje at folk ikkje liker deg. Folk er ulike og har ulike språk for setje pris på folka rundt seg. Og joda, dette er kanskje å lese litt mykje inn i handlingane til folk, men er det så farleg eigentleg? Eg trur det kan kome mykje godt ut av at vi antar at folk har gode hensikter med tinga dei gjer og seier.



Eg håper den siste tida inn mot jul kan vere ei der du leitar litt ekstra etter dei usynlege komplimenta folk sender deg. Eg håpar du vil sjå at du er meir verdsett enn du visste og at det kan gjere deg tryggare på deg sjølv. Kanskje vil du også leggje litt meir merke til folka rundt deg, og verte bevisst på kva signal du sender tilbake?




Dei usynlege komplimenta

"For hver dobling av produserte enheter vil kostnadene falle med en konstant prosentandel"



Wrights lov beskriver den industrielle læringskurven. Dette er gode nyheter for klimaet, fordi flere av de kritiske fornybarteknologiene ser ut til å være underlagt denne loven, inkludert sol, vind og batterier. Hør podcasten fra Volts hvis du vil lære mer!

Wrights lov beskriver forholdet mellom produksjonskostnadene og antall produkter som er produsert. Loven sier at når antall produkter som produseres øker over tid, vil kostnadene per produkt reduseres:

For hver dobling av produserte enheter vil kostnadene falle med en konstant prosentandel.

Volts podcast: Learning curves will lead to extremely cheap clean energy

Wrights lov har vært kjent i industrien i mange tiår (IT-industrien kjenner den beslektede Moores lov, som beskriver at antall transistorer per chip dobles hvert andre år).

Læringskurven drives av mange ulike faktorer:

Kompetansen forbedres hos fagfolkene

Standardisering, spesialisering og forbedring av metoder

Teknologiforbedringer, automatisering og robotisering

Bedre bruk av eksisterende utstyr og produksjonsmidler

Produktforbedringer

Stordriftsfordeler, større fabrikker

Nettverkseffekter ettersom flere tar i bruk produktet, gir tilbakemeldinger og forbedrer det

Flere fornybare energiteknologier ser ut til å være underlagt Wrights lov:

Solkraft – Luke 11: Framtidens solstrøm er sinnsykt billig

Lithium-Ion batterier

Vindkraft

Hydrogenproduksjon ved elektrolyse

Det er også verdt å merke seg at kjernekraft dessverre ikke ser ut til å være underlagt Moores lov.

18-Dec

Today's posts

How to Change: Key takeaways

Five things you perhaps didn't know about Outlook

Dagens designtips

Dei usynlege komplimenta

Wrights lov – Læringskurven fører til ekstremt billig fornybar kraft