Vi føler oss alle stresset til tider, og periodisk stress kan være nyttig for vår handlingskraft 💪, men stress over lengre perioder kan være farlig. Her vil du få et tips som kan bidra til å redusere stress i tider når du føler deg overveldet av mange tanker, noe som fører til at du mister handlingskraft fordi du føler at du har så mye å gjøre, men så lite kontroll, og tankene bare strømmer på 🤯

Stress er en reaksjon vi opplever på en krevende fysisk eller psykisk påvirkning. Det kan oppstå fra mange forskjellige situasjoner eller tanker som får deg til å føle frustrasjon, sinne eller nervøsitet. Stress er svært individuelt, og mens noen lett blir stresset, er andre mindre påvirket av det.



Viktigheten bak stress

Stress har en sentral rolle i å fremme handling, og i mindre mengder kan det lede til økt handlingskraft 👊. Det bidrar til en viktig del av vår overlevelse og utvikling, med funksjoner som kroppens "kamp eller flukt" respons for å håndtere umiddelbare trusler. Stress fungerer også som en motivator, hjelper med personlig vekst og tilpasning ved å møte og overvinne utfordringer, og signaliserer potensielle problemer som kan trenge oppmerksomhet i livene våres 🌱



Stress i store mengder er farlig

Når stress blir kronisk og uoverkommelig, kan det ha negative effekter på både fysisk og psykisk helse 😕. I situasjoner hvor du føler at stress tar kontroll over livet ditt over lange perioder, er det viktig å få nødvendig hjelp. Dette kroniske, negative stresset skiller seg fra akutt stress, som er kortvarig og ofte nødvendig. Kronisk stress oppstår når en opplever kontinuerlig press eller belastning over tid uten tilstrekkelig hvile eller avlastning. Ved å håndtere stress på en sunn måte, er det mulig å opprettholde et godt forhold til det 🧘‍♂️. Effektiv håndtering av kronisk stress krever identifisering av årsakene til stresset og deretter benytte seg av det som best passer din situasjon som avslpaningsteknikker, fysisk aktivitet eller profesjonell hjelp .



Et tips for mer kontroll når det er vanskelig å få oversikt over tankene

Når du føler deg overveldet av mange tanker og mangler oversikt over hva du må gjøre, noe som fører til en følelse av liten kontroll, er dette en indikator på stress 😰. Dette kan ofte resultere i prokrastinering, som er en måte å utsette ubehaget på. I slike situasjoner kan du finne deg selv stresset over fremtidige oppgaver og velge å prokrastinere. 



Her er et tips jeg selv bruker for å håndtere dette, som hjelper meg å strukturere tankene mine og få bedre kontroll 📝. Dette har vært et viktig hjelpemiddel for å oppnå en lavere grad av nevrotisisme.

Når du føler at tankene hopper overalt, uten kontroll - som det neste foredraget du skal holde, en snarlig deadline, eller den kommende sosiale hendelsen - er det tid for å ta kontroll 🕒.


Skriv ned alle tankene som hindrer deg i å handle, for å få en klar oversikt ✍️.


Fjern fra listen alt du ikke kan påvirke eller gjøre noe med, som sosiale arrangementer der du bare skal møte opp ❌.


Lag deretter tiltak og en plan for de gjenværende oppgavene. Jeg bruker en enkel "to-do" liste for å organisere og prioritere 📋.


Når du har organisert tankene dine og opprettet en handlingsplan, vil du ha strukturert og planlagt alle tankene dine. Dette legger til rette for suksess, noe som kan redusere stressnivået ditt og hjelpe deg å begynne med det som er høyest prioritert på listen din ✅.

Dette enkle tipset har hjulpet meg til å få bedre kontroll over tankene når de begynner å bli overveldende. Jeg har tidligere vært en veldig nevrotisk person som liker å ha veldig mange baller i luften, men har nå blitt en person med lav nevrotisisme som holder stressnivået nede og under kontroll med mange baller i luften. Dette er et tips som kan gjøre det enklere å få kontroll, men det finnes mange flere der ute. Det er mulig at dette ikke er løsningen for deg, men det kan være verdt å ha i bakhodet at hvis du føler deg overveldet av mange tanker, så kan du prøve ut dette tipset ❤️



Hvorfor stress? Et tips for å få litt mer kontroll

Du har kanskje hørt om det velkjente start, stopp og fortsett formatet på retroer? Her kommer tre stykk som gir deg en artig vri på den tradisjonelle malen! Denne serien gir deg totalt 9 forslag til retrospektiver kategorisert etter type og formål. Dette er del 1 av 3 av serien.

Du trenger kun post-its og retrobanken for å komme igang

Du får tilgang til en retrobank full av maler dere kan bruke for å forbedre flyten og samarbeidet i teamet. Ellers trenger du kun post-its og penner eller et digitalt samarbeidsverktøy som Miro eller Figjam. Husk at det er lov til å trikse og tilpasse retroene - det er tross alt dere som skal bruke de! 

Retrobanken finner du her.

Psst: tidsestimatet for hver retro kan variere avhengig av teamets størrelse og hvor lang tid det har gått siden forrige retrospektiv. En generell anbefaling er å begrense den til maksimalt 1 time for å unngå at den blir for langvarig.

Luftballongen: kast et blikk på fremdriften i prosjektet og sku ut mot horisonten

Kort oppsummert: 

Luftballongen fokuserer på hva man har fått til og feirer dette, samtidig som man løfter blikket og ser fremover.

Tidsestimat: 40-60 minutter.

Passer for team som har jobbet sammen en stund.

Mal: Luftballongen.



Bli med på en luftetur i luftballongen! På denne reisen får man reflektert over faktorer som støtter eller hemmer teamets fremgang i prosjektet og muligheten til å identifisere forbedringsområder. Man får også hevet blikket sitt og spotte eventuelle risikoer som skimtes i horisonten.

Luftballongen består av fire elementer:

Fugler: hva var det som motiverte oss og ga oss “luft” under vingene?

Luftballongen: hva har vi fått til denne arbeidsperioden?

Stormskyer: hva var vanskelig eller uklart? Var det noe som holdt teamet tilbake?

Skogen: hva må vi slutte med, og hvilke utfordringer kan teamet og prosjektet møte på?

Fremgangsmåte:

Introduser og forklar elementene i retroen (se malen) for teamet. Del ut post-it lapper og penner til hver.

Se tilbake på arbeidsperioden, og be teammedlemmene skrive ned refleksjonene sine individuelt. Reflekter rundt elementene fuglene, luftballongen og stormskyene (5 minutter).

Hvert individ leser opp sine lapper og henger de opp ved fuglene, luftballongen eller stormskyene. Her skal man ikke diskutere noe - bare lese høyt hva man har skrevet. Gå så videre til nestemann slik at alle får hengt opp sine lapper (5 minutter).

Grupper alle lappene som har kommet opp for hvert element og diskuter dem (10 min).

Gjenta steg 2, men for den fremtidsrettede delen av retroen - nemlig skogen. Hva er det teamet må passe ekstra godt på fremover? Hvilke utfordringer lurer i skogen? Dette kan for eksempel være frister som må opprettholdes, eller at man kanskje ikke får tilgang til API-er og lignende (5 minutter).

Les opp lappene som har dukket opp, men vent med å diskutere (5 minutter).

Grupper disse lappene og diskuter de (5 minutter).

Nå har dere diskutert alle elementene. Se så på lappene som henger ved stormskyene og skogen. Det er disse dere som team vil finne løsninger og tiltak på (10 minutter).

Bestem en ansvarlig for hver av tiltakene. Den ansvarlige har ansvar for at tiltaket blir iverksatt og gjennomført.


Seilbåten: kjør opp ankeret og få full medvind i seilene

Kort oppsummert:

Seilbåten fokuserer på å bevisstgjøre hva som holder teamet igjen og hva man seiler mot, altså målet til teamet.

Tidsestimat: 40-60 minutter.

Passer for de fleste team, gjerne de som har jobbet en liten stund sammen.

Mal: Seilbåten.



I denne retroen skal teamet anvende seilbåtens anatomi for å reflektere rundt prosjektet og teamet. Seilbåten og dets omgivelser har fem elementer:

Ankeret: hva er det som holder teamet tilbake eller som sinker prosjektet og prosessen?

Vind i seilene: hva er det som hjelper teamet, som gjør at vi “får vind i seilene”?

Øya: målet eller visjonen for teamet, hvor er det vi skal?

Solen: hva var det som fikk oss til å føle oss bra, eller som ga oss en boost?

Steiner: hvilke potensielle risikoer i fremtiden kan prosjektet vårt møte? Hva er det som kan stoppe oss fra å nå øya?

Sett av 10 minutter til individuell refleksjon rundt alle elementene, før hver enkelt går gjennom sine lapper. Når alle har gått gjennom sine lapper, skal man identifisere de gode tingene man vil fortsette med, og det viktigste av alt: diskutere lappene som henger rundt ankeret og steinene. Hvilke tiltak kan teamet gjøre for at seilingen mot målet skal bli bedre, eller som kan minimere risikoen for å kjøre på grunne? Bruk 10-15 minutter på dette. Skriv så ned et par tiltak, og fokuser på disse i tiden fremover. Kanskje seilbåten neste gang har fått et mindre anker, eller et annet anker?

Kjører man denne fysisk er det bare å tegne opp seilbåten på en tavle. Gjerne en utvikler. Eller en som “påstår de ikke kan tegne” - det bringer ofte med seg litt humor og løsner stemningen før en retro. Digitalt? Benytt malen i retrobanken.

Super Mario: samle Power Ups for å styrke teamet for fremtidige utfordringer

Kort oppsummert: 

Super Mario-retroen fokuserer på å ha det gøy, og skiller seg ut ved å være mer konsis og ikke ta for seg like mange elementer som de øvrige.

Tidsestimat: 30-40 minutter.

Passer for team som ikke vil ta alle aspekter av en retro med en gang eller som trenger en boost i retro-gamet sitt.

Mal: Super Mario.



I denne retroen får du muligheten til 1) at teamet kan velge sin egen Mario-figur, 2) ha en Mario-quiz og 3) presentere en kul retro-mal. Akkurat som Mario samler på Power Ups for å styrke seg, gir denne retroen deg muligheten til å se styrkene i teamet. Denne vil i tillegg gi litt wow-opplevelse, rett og slett fordi det er en ganske kul retro-mal, - og det synes folk er kult.

Velg først en karakter hver fra Mario-universet, og kickstart det hele med en quiz om Mario (10 minutter). Quizen letter på stemningen før man går videre til selve retroen. Retroen består av to seksjoner: risikoer og utfordringer (blått skall) og styrker (Power ups). I begge seksjonene skal man først reflektere individuelt over om noen blå skall kan ta dere igjen eller ulike Power-Ups man har i teamet. Deretter går man gjennom lappene i plenum. Bruk ca. 10 minutter per seksjon. Bestem til slutt tiltak dere vil gjennomføre for å minske kraften de blå skallene kan ha på teamet. Om dette var uklart står det beskrevet stegvis i retro-malen.

Denne er nok enklest å holde digitalt, men det er ingenting som stopper deg fra og gjennomføre den fysisk - det er i så fall en retro vi hadde gledet oss til.

Følg med for flere forslag! 

Det vil komme to artikler til i denne serien med andre typer retroer. Retrobanken vil oppdateres deretter. Så, hva kan du vente i neste artikkel? Noe kort og godt 🍬


Kilder:

Mal på luftballong er tatt fra Scrum Adventures.

Mal på seilbåt er tatt fra Brody.

Mal på Super Mario er tatt fra Lennert B. 

Retrobank del 1 - En artig vri på den tradisjonelle malen

Enhver organisasjon med respekt for seg selv startet i 2023 å bruke OKR som målstyringsverktøy. Enten det var fordi toppsjefen hadde vært på OKR-seminar med Gartner, teamlederen din hadde lest “Meassure What Matters” eller fordi teamet selv faktisk syntes det virket som en god ide, så har de fleste prøvd ut OKR. Og de fleste har feilet. Det er ikke fordi det er noe galt med OKR - du bare bruker det feil! Ikke fortvil, du er i godt selskap.

Å komme i gang med et nytt rammeverk eller en ny metodikk er alltid preget av å prøve og feile. Man må teste ut hvordan det passer inn i sin egen organisasjon, og kjenne litt på hva som skjer når man trår galt for å virkelig forstå hvorfor ting er utformet som de er. Allikevel opplever mange at de sliter spesielt med å få OKR til å fungere godt. Selv etter mange runder med forbedringer får man ikke de gode resultatene man hadde sett for seg, og satsningen har heller endt opp med å bli en tidstyv i organisasjonen.

Dårlig utformede Objectives og Key Results

Den vanligste og mest grunnleggende feilen som gjøres når en bedrift skal implementere OKR er at man ikke utformer objectives og key results på riktig måte, og med riktig hensikt. Et godt objective skal være inspirerende, og sette en retning uten å foreskrive en løsning. Når vi utformer dem på denne måten får vi mål som kan følges av hele organisasjonen, og som alle kan enes om, uavhengig av fagfelt, avdeling eller team. De virker samlende, og skaper en felles plattform for forståelse. Key results skal derimot være konkrete, og mulige å måle, men uten å tvinge frem en spesifikk løsning. Det skal også være enighet om at dersom alle key resultene blir oppfylt, da vil vi med sikkerhet å kommet nærmere målet. De konkrete tiltakene vi ønsker å teste ut for å nå key resultene skal være separert, og er nettopp det - tiltak. Når vi tester et tiltak må vi se på om det gir utslag på key resultet vårt.

Den fella som mange havner i er at både objectives og key results tvinger frem en løsning. Det blir ikke egentlig noe rom til å utforske hvilke tiltak som kan være relevante, og dermed går vi glipp av muligheten til å lære og endre retning.

Dette skjer spesielt fordi mange bedrifter har valgt å utforme både sine objectives og sine key results basert på den allerede eksisterende planen sin. Det var allerede en del av produktstrategien at man skulle lansere produkt A og B i år. Derfor ble følgende OKR satt:

Objective: Lansere 2 nye løsninger som brukerne elsker

Key result 1: Lansere tjeneste A

Key result 2: Lansere tjeneste B

Her har det ikke faktisk skjedd noe målstyring, og det er heller ikke gitt noe rom for organisasjonen til å bidra med sin kreativitet og kapasitet for å nå målet.

Ingen felles retning

Å skape retning for et team er vel og bra, men det er ikke egentlig målet med OKR. Hensikten er å sørge for at alle i hele organisasjonen jobber mot det samme målet fra hver sin kant. Da er det essensielt at alle teamene har mål som går i samme retning.

Det som ofte skjer er at hvert team setter seg ned for seg selv, snakker om hva de kunne tenkt seg å løse, og lager OKRer for dette. Problemet oppstår når alle teamene har vidt forskjellige mål, og derfor ikke får mulighet til å dra nytte av hverandre underveis i arbeidet.

Løsningen på dette er overordnede OKRer for hele organisasjonen. Hvis man først i fellesskap setter mål for hvor man skal komme som organisasjon, og har gode key results for det, kan hvert team utforme mål som støtter opp under de felles key resultene. På den måten vet vi at vi alle drar i samme retning, og alle har eierskap til de overordnede målene.

Manglende evne til å prioritere vekk

En mer grunnleggende årsak til at mange sliter med å få OKR til å fungere er at de ikke klarer å velge bort ting. OKR er et verktøy for å drive målstyring. Men målstyring handler i bunn og grunn om å velge vekk alle de tingene som ikke hjelper oss å nå målene. Hvis vi forsøker å unngå å nedprioritere ting ved å sette oss 12 samtidige mål, eller vi forsøker å presse inn alle oppgaver i alt for brede mål, så oppnår vi nøyaktig ingenting. Vi velger ikke vekk noe, og dermed får vi heller ingen fordeler. OKR passer ikke for organisasjoner som ikke er klare til å prioritere vekk ting.

Dette betyr også at OKR ikke er et verktøy som egner seg for alle organisasjoner, eller alle deler av en organisasjons oppgaver. Dersom man har oppgaver som ikke kan velges bort, enten fordi de er lovpålagte, fordi de kreves for at man skal levere på forpliktelser eller lignende, så kan ikke disse inngå som del av OKR-prosessen. Dette er ting som uansett må gjøres, og det er tiden som gjenstår etter at disse oppgavene er løst som det er rom for å prioritere.

Kort og godt må man ta inn over seg tre grunnleggende ting for å få OKR til å fungere:

Objectives og Key Results må utformes riktig

Det kreves felles retning i hele organisasjonen

Å prioritere handler om å velge vekk

Det er ikke noe galt med OKR - du gjør det bare feil!

Want to work together on another level? Then read this story about how our team built something incredible in a short amount of time – and became great friends while doing so

I’m going to state the obvious – working together is hard work. You have to communicate your intents, work out internal timing issues, learn how the other people in your team work, and a bunch of other things. This can be hard in the best of times – but in our case, it was about to get even more challenging.

Our team was put together in a rush, to meet a hard deadline 3 months out. Sure, we’ve all heard about the different phases of a team – storming, norming and performing – but we had to figure out a way to deliver a great product within an incredibly challenging timeframe. The team had never worked together before, we were a good cross-functional mix of junior and senior people, and all we had in common was this one crazy mission.

Although what we developed will be a bit secondary to this article, our mission was to set up a new website (with Remix), a new CMS (Sanity), and redesign about 1,000 pieces of content within a 3 month period. It was a challenging task for even the most performant team out there, and as a new team, we knew we had to get up and running quickly.

This story will take you through some of the major things we did to build trust, gain psychological safety and start performing as quickly as I’ve ever experienced in my 10 year career.

Starting out

Although there was a bit of work done previously to this team starting out, the main effort started in mid August. Initially, our team consisted of:

Two content editors

Two senior frontend engineers

Two senior platform engineers

Four fresh-outta-college engineers

Two designers

That’s a pretty big team if you think about it 🤯 Getting to know each and every one of these people was definitely going to be a challenge, and making us work together in a performant manner even greater.

The first thing we did after an initial “who am I”-session, was to go through a pretty detailed brief of what we were expected to deliver. We discussed different tactics for how we could launch, a few technical decisions that had to be done early on, and made sure to make everybody’s opinion and voice were heard even then. This was a great way for everybody to feel included, and take ownership to the task at hand.

After the initial meeting, we started creating features, and pair programming quite a bit. We made sure to pair the senior engineers with the less experienced ones, so that everybody knew at least most of the stack and technology choices made. Pair programming isn’t a new technique, but it definitely helped us get going in a few dimensions:

We shared knowledge and experience more quickly: Sitting together and doing some development work is one of the best ways to share knowledge between team mates, and especially when we had both senior and junior members on the same team. The junior engineers asked important questions that often changed the direction of both the technical choices and the product as a whole, while the senior engineers shared some hard-gained knowledge to the less experienced team members

We got to know each other: Sitting next to somebody, working together to solve challenges, is a wonderful way to bond. We shared stories and jokes, talked a bunch about stuff outside of work, while still getting stuff done.

We worked across domains: Even when people weren’t pair programming per se, the engineers made sure to sit with both the editors and designers to hash out challenges together. This made the team more tight-knit, and made the feedback loop even tighter between the different disciplines.

Bonding as a team

Since we were on such a tight timeline, we knew we had to deliver. And the most important thing for a team to deliver, is that all members know and trust each other to give valid feedback, without feeling corrected when you make a mistake.

We had a bunch of activities to make this happen. One of the first things we did, was a “getting drunk with the team” night. Now, we didn’t really get all that drunk, but we definitely went out to get a few beers and share war stories from both work, studies and our personal lives. We started making inside jokes, and made sure to have a bunch of fun.

The next thing we did was to create a team logo. Since we were on a crazy timeline, and migrating to a new CMS (Sanity), we called our team “Team Insane”. We even got our own logo – and had custom stickers made for everybody’s laptops.

Having this little sticker on our laptops, made us less of a team, and more of a motley crew – we were our own little gang, and helped creating this bubble of trust and fun. It created an internal identity for us to bond around. We even made our own ugly Christmas sweaters at some point, just to drive the point home.

Iterating on how we work together

We were a new team, and we had no idea how to work together in an efficient way. That meant a lot of iteration. After the first couple of weeks, we had our first retrospective. That let us reflect on what aspect of the way we worked that worked for us, and where we had opportunities to improve.

One thing we quickly realized, was that we had to have complete control over our backlog. There was so much to do, and so little time, we had to make sure to prioritize our work, and re-prioritize often. That made sure we worked on the next things that led us closer to putting the first couple of pages in production, or help the editors create content quickly.

We also found that having lots of small, attainable milestones was great for keeping us motivated. From implementing the first content schema, or putting the first page in production, to launching the most viewed pages – we always worked towards meeting some small goal. And we celebrated every single time.

Getting to production early was important for us. To achieve this, we implemented some pretty impressive routing logic, where we were able to launch one page at a time, while keeping the “old” page up and running for the remaining pages.

Doing all of these things combined, let us ship quickly, and feel like we were achieving something every week – not only when we reached our deadline.

Building the bubble

Even if we kept shipping features, we realized we had to move a bunch of content from the original CMS to our new solution. Therefore, we put aside two whole days (with a few weeks in between) to do just that.

But instead of just hunkering down, we made some pretty cool events. We called them Contentchella – a play on the Coachella festival – and dressed up as both festival goers and LAN attendees. We put on music, sourced a huge bell to ring every time we launched a new page, and just had a bunch of fun.

Even though the rest of the office might have silently hated us, we sure bonded as a team because of it. It put us in one of those modes where we put most discussions aside, and we focused on what had to be done.

Doing this was a great boost for both team morale (we got a lot of stuff done), and how we worked together. And I can’t really emphasize this enough – it was a bunch of fun!

Be uncomfortable together

Sharing something uncomfortable together is also a great way to bond. One quirky thing we started doing, was a daily morning status, where we stood in a semi circle and talked about what we were doing for a particular day. A standup, of sorts.

However, once we were done, we always did something weird together as a group. Examples included jumping as high as we could, doing a silly dance, dabbing and running on the spot for 20 seconds straight. What a way to start the day!

Something much more uncomfortable happened a few weeks ago. We went to Barry’s Bootcamp together. Now, if you don’t have a Barry’s where you live, it’s a super intense full body group workout session in a dimly lit room, with techno music blaring and a very fit instructor screaming at us. I’m not the fittest guy in the group, but sweating it out with my team mates definitely helped me share an even deeper bond with the rest. Hurting together helps!

Brag relentlessly

When we weren’t hackathoning or jumping around, we were diligent about celebrating every major launch and milestone in our celebration channel on Slack. Doing this helped our common sense of pride, and seeing praise from our department heads and a bunch of other “top dogs” certainly didn’t hurt either.

We didn’t stop at the “big” launches – we celebrated even the small wins, like finishing designing and implementing a reusable component, improving the editor experience and improving load times. This gave us a non-stop feed of motivation, and when we had something big to share, it felt like just another win to celebrate.

Finishing up

At the moment of writing, we met our deadline, and launched the new website – saving the business hundreds of thousands of dollars a year, and providing a much more future-proof solution for the teams around us. We’re still working on our product, iterating and making sure everything’s as performant, accessible and maintainable as it can.

We’ll probably split the team up in the coming weeks, but having this experience with this wonderful group of people has been one of the greatest experiences of my professional life.

I hope you take this story back to your own work, and implement a few of the ideas I’ve mentioned in this article. Work to build up trust, gain psychological safety and ship features fast by working together in the closest way possible. We did it, and I’m sure you can too.

2-Dec

Today's posts

Hvorfor stress? Et tips for å få litt mer kontroll

Retrobank del 1 - En artig vri på den tradisjonelle malen

Det er ikke noe galt med OKR - du gjør det bare feil!

How we built a great team in 3 months