10-Dec

Personal Development

Då gruppearbeidet vart digitalt

Vi hadde aldri møtt kvarandre før, og no sat vi her. Det var våren 2021, Trondheim var kald og grå, og koronapandemien var i full sving. Prosjektet var det største vi hadde hatt til no. Og det var heildigitalt.

7 min read

·

By Ingrid Fosså

·

December 10, 2021

Bachelorprosjektet til informatikk på NTNU er ei gruppeoppgåve der ein jobbar med ekte problemstillingar og kundar. Vår kunde sat i Austerrike, og eg og fire andre skulle vidareutvikle ein eksisterande web-applikasjon. Gjennom prosjektet fekk eg erfare kor viktig det er å jobbe kontinuerleg, ikkje berre med kode, men med sjølve samarbeidet i gruppa. Resultatet vart det beste gruppearbeidet eg har opplevd i skulesamanheng. Eg vil påstå at tre ting var spesielt viktig for at gruppearbeidet vårt vart vellukka: Daglege evalueringar av eiget samarbeid, små innsjekkar gjennom dagen og digitale rom der vi kunne samlast.

Ein digital møtestad

Vi valde Discord som kommunikasjonskanal for gruppa. Discord er ein plattform litt som Zoom eller Teams, men i motsetnad til dei opprettar ein ikkje møter, men møterom. Der Zoom og Teams er retta mot bedrifter er Discord utvikla for at vennar skal kunne prate medan dei spela i lag.

Den opphavlege grunnen til at vi valde Discord var lydkvalitet og samtaleflyt. Sidan Discord ikkje vart laga for møter med ein tydeleg leiar vart det lettare å halde naturlege samtalar der. Andre tenester vi prøvde hadde ei forseinking frå nokon starta å prate til stemmen deira kom gjennom, noko som gjorde samtalane oppstykka og hakkete.

Den største fordelen med Discord vart likevel ikkje lyden, men høvet til å lage virtuelle rom. I Discord sine stemmekanalar kunne vi snakke saman med og utan video. Vi kunne også berre «henge» i kanalen, med muta mikrofonar, slik at vi lett kunne få tak i kvarandre ved skru på mikrofonen og snakke.

Vi brukte ulike rom til ulike delar av arbeidsdagen. To grupperom vart nytta til parprogrammering, i eit møterom hadde vi meir formelle møter og innsjekkar. «Loungen» vart eit arbeidsrom og ein sosial møteplass. Rommet AFK dukka også opp etter kvart. Hit gjekk folk om dei var borte frå tastaturet sitt ei stund, til dømes for å lage seg enno ein kopp med te. Dette rommet gjorde det lett å halde oversikt over kven som faktisk var lyttande på ein kanal, og det spara oss for mange småfrustrerte «Hallo, er du her? Vi kan ikkje høyre deg."

På eit tidspunkt oppdaga vi fordelar ved at alle sat saman i Loungen når vi jobba kvar for oss, heller enn å gå i kvar sine rom. Når vi sat saman kunne folk stille opne spørsmål til gruppa om dei trong hjelp, i staden for å måtte oppsøke den dei trudde var best skikka til å svare. Terskelen for å få hjelp vart senka og breidda av teamet vart meir inkludert i kva dei andre jobba med.

Kombinasjonen av å flytte seg mellom rom og å sjå og høyre kvarandre skape ei kjensle av å vere i lag. Det var dagar der eg gløymde at eg enno ikkje hadde møtt dei andre fysisk. Språket vårt avslørte den felles kjensla av rom gjennom kommentarar som «Stikk du innom grupperom 1 og hentar dei andre til innsjekk?»

Innsjekkar. Masse av dei.

En tabell med kolonner "Siden sist" og "Videre arbeid", og rader for "Ingrid" og "Julenissen".
Eksempel på notat frå innsjekk

Vi kalla det mini-stand-up eller innsjekkar. Dei likna stand-upen vi hadde på starten av kvar arbeidsdag, men var enno meir kortfatta: makslengda var ti minutt. Vi gjekk runden og alle svara på spørsmåla «Kva har du gjort sidan sist?» og «Kva skal du gjere vidare?». Svara vart notert i ein tabell så vi kunne sjå framgangen vår. Tabellen haldt også styr på kor langt vi hadde kome på runden, i tilfelle avsporingar, og sikra at ingen vart gløymd. Mot slutten av innsjekken avtalte vi tidspunkt for neste innsjekk, oftast klokka ti-på-neste-heile-time. Etter kvar innsjekk var det pause – ein utmerka motivator til å halde møtet kort.

Innsjekk kvar time høyrest kanskje litt mykje ut, og i ein fysisk arbeidsdag kan eg vere einig. Det er vanskeleg nok å kome i flyt i opne kontorlandskap om ein også skal verte avbroten i tide og utide. Når alle er digitale er opplevinga mi annleis. Sjølve arbeidet vert gjerne meir fokusert, fordi ein ikkje har fysiske forstyrringar rundt seg. Det sosiale møtepunktet vert eit etterlengta avbrekk, og pausen etterpå ei god påminning om å strekke litt på beina.

At vi jobba i timesbolkar førte til at vi naturleg braut ned oppgåvene våre i mindre delar. No fekk ikkje berre ferdige features merksemd og ros, men også hjelpefunksjonar og delkomponentar. Dette gav meistringskjensle og synleggjorde framgang. Om nokon stod fast på ei oppgåve vart det ofte oppdaga her, og ein kunne få hjelp av andre i gruppa. Vi erfarte også at innsjekkane stilte oss til ansvar for eigen bruk av tid – det var lettare å ikkje forsvinne inn i Facebook når ein snart måtte fortelje gruppa kva ein hadde gjort sidan sist.

Dagleg mini-retrospektiv

Mot slutten av kvar arbeidsdag hadde vi eit kort retrospektiv der vi såg på korleis dagen hadde gått. Vi sette av fem til ti minutt til å noterte ris og ros og kome med forbetringsforslag. Der morgonen sin stand-up fokuserte på arbeid og produkt, vart dette ein stad der vi heller fokuserte på sjølve teamet. Vi bygga ein kultur der vi ikkje låste oss til ei løysing, men heile tida leita etter måtar å gjere ting betre på.

Forbetringsforslaga vart henta opp att på starten av neste arbeidsdag. Nye idear kunne prøvast ut, justerast eller forkastast. Vi trengte ikkje bruke ein heil sprint sitjande fast i prosessar som ikkje passa oss. Slik kom vi fram til korleis vi kunne gjere innsjekkar effektivt, korleis vi best kunne bruke Discord, og vi kunne stikke hol på gryande irritasjonar før dei vaks til konfliktar. Eg trur opplevinga av prosjektet ville vorte ei heilt anna om vi ikkje hadde teke oss tid til å heile tida evaluere oss sjølve.

Ei slags avrunding

Alle team er ulike. Vi var eit lite team av uerfarne utviklarar på heimekontor. Eg trur desse løysingane fungerte så godt i gruppa vår fordi vi forma dei sjølv. Ingen tvinga oss å ha innsjekkar kvar time, det var vår greie, ei erfaring som knyta oss saman. Frå start av brukte vi mykje tid på byggje ein gruppekultur gjennom å prate og verte kjend. Den uformelle forma til Discord gjorde dette lettare, saman med dei mange møtepunkta vår gjennom dagen.

Sidan vi var uerfarne tok vi heile tida høgd for at folk kom til å trenge hjelp. Vi jobba med å fange det opp tidlegast mogleg, så folk ikkje stod fast på ei oppgåve og mista motivasjonen til å fortsetje. I rundane våre på stand-up og innsjekk sikra vi at alle vart sett og høyrd fleire gonger dagleg. Dette er alltid viktig når ein jobbar i team, men kanskje enno meir når samfunnet er stengd ned.

Gjennom å heile tida jobbe med å forbetre prosessen vår unngjekk vi å setje oss fast i ein tankegang om at "Heimekontor kjipt, men det er berre sånn det er. Det går sikkert snart over." Vi fann heller ein måte å utforske fordelane med heimekontor, som til dømes at det var lett å veksle mellom å jobbe i fred og å vere sosial. Sjølv om dette ikkje var det mest spennande semesteret i studietida mi ville eg absolutt ikkje vore forutan erfaringane frå dette prosjektet.

Når vi no er på veg inn att i ein periode med meir bruk av heimekontor vil eg kome med ei oppfordring: test ut Discord (det skalerer bra). Bruk litt ekstra tid i teamet på å jobbe med samarbeidet. Våg å prøve ut nye ting, det er slik ein snublar over dei beste idéane. Det er berre teamet sjølv som veit korleis dei jobbar best i lag, så gje dykk sjølv rom til å finne det ut.

10-Dec